お客様から「会社の書類っていつまで保管すれば良かと？」と聞かれる事があります。
「前にも言いましたよね。。。」と前置きして、「10年です。」と答えると
「置くところがない。」といつもの決まった会話です。
■帳簿書類とは？
帳簿とは総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金・買掛金元帳、売上帳など
あと、取引等に関して作成した見積書、請求書、領収書等の書類を帳簿書類といいます。
■税務上の保存期間
事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間
ただし、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては10年間
■会社法上の保存期間
税務上の帳簿書類とは若干異なりますが、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から10年間
税務調査を受けた経験がある方の中には、調査時用意する書類は3年間と言われたりすると、保存期間は3年で良いと勘違いされている方もいらっしゃいます。
消費税法上では帳簿や証憑書類を保存していないと、税務調査などで仕入税額控除を否認されたり、法人税法上では青色申告が取り消されたり、繰越欠損金の控除が認められないということがあり、会社にとって大変な痛手になります。
保存する期間は分かったけど、「保管をする場所がない」と言われます。
確かに、10年間って相当な量の書類になります。
保存場所がないという会社へは、「電子帳簿法」という法律で書類を電子化して保存するという方法があります。
この法律は、
１.パソコンで作成したデータの電磁的記録による保存と、
２.スキャナで読み取って電子保存する事
をいい、 電子保存を始める前の3ヶ月前の日までに税務署等に対して承認申請書等を提出する必要があります。
ただし、総勘定元帳などの帳簿は電磁的記録は良くて、スキャナ保存はダメとか、書き換えが出来なく、すぐに可視化できる事の条件など要件が細かくあります。
電子帳簿保存を検討される際には、是非、ご相談下さい。